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  • Saper lavorare - L'essenziale in 5 eBook

    Il costo di non saper pensare

    Come ottenere una comunicazione efficace

    Le presentazioni audiovisive e i report nelle aziende, come nella Pubblica Amministrazione, sono preparati esclusivamente per cercare consenso per le azioni correttive necessarie a risolvere un problema. Nessuno li scrive solo per trasmettere informazione, esistono strategie comunicative più semplici e più efficienti per fare questo. Raramente, però, le presentazioni e le relazioni sono efficaci.

    Cercare le cause

    Per proporre le azioni correttive adatte a risolvere un problema è necessario conoscere le cause che l’hanno provocato. Infatti, è la conoscenza delle cause di un problema che determina in larga misura le azioni correttive necessarie per risolverlo. In assenza di questa conoscenza si rischia di “risolvere” un problema che non esiste e di lasciar invariato quello di immediato interesse.

    Cause errate, decisioni errate
    Quasi sempre, si affida l’identificazione delle cause all’intuizione basata sull’esperienza. In alcuni casi la soluzione è imposta da un potente, spesso a scopi personali. Nei casi più semplici, l’intuizione può essere efficace e allora non servono presentazioni o resoconti per creare consenso per le azioni correttive. Quando invece il problema è complesso o nuovo, l’assenza di un’analisi delle cause porta inevitabilmente a interventi correttivi irrilevanti e addirittura costosi. Il problema rimane irrisolto, ma questo diventa evidente solo col passare del tempo. Dedicare risorse e tempo a realizzare azioni che non risolvono un problema e, allo stesso tempo, lasciare quel problema irrisolto senza saperlo, provoca costi spesso sostanziali.

    L’incapacità di pensare con chiarezza
    L’abitudine di affidarsi all’intuizione per identificare le cause dei problemi da risolvere è la conseguenza diretta di una scarsa capacità di pensare con rigore. In assenza di questa capacità, e quindi dell’abitudine di pensare con chiarezza, rimane solo l’intuizione per spiegare le cause dei problemi da risolvere. Inevitabilmente anche le comunicazioni delle necessarie azioni correttive soffrono di questa inadeguatezza. Le presentazioni e i rapporti diventano noiosi, spesso frustranti e comunque scarsamente convincenti.

    Un rimedio c’è
    L’approccio proposto, collaudato nel tempo d in diversi paesi, è costruito intorno ad alcune linee guida dettate dal buon senso. Eccone alcune:
    •    Prima di tutto, ciò che si vuole comunicare deve essere chiaro a chi scrive.
    •    La comunicazione parte dalla conclusione che si vuole proporre.
    •    La conclusione sarà poi supportata o giustificata.
    •    Le idee di supporto devono essere presentate in una sequenza che ne faciliti la comprensione.
    •    Le parole usate devono essere semplici, organizzate in paragrafi ben strutturati, con frasi corte e con parole concrete.

    La parte più difficile nell’applicare questo approccio è semplicemente la necessità di avere le idee chiare prima di cominciare a comunicare. Questa è però una necessità ovvia per qualsiasi comunicazione che voglia essere efficace: non è un’ imposizione nuova e neppure una grande scoperta.

    Ecco un e-book di approfondimento per comprendere l’importanza di comunicare con chiarezza:
    Pensare per comunicare

    Redazione Global Publishers



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